商务沟通的类型和主要阶段

商务交流是现代社会生活中不可或缺的一部分。每天在工作中，有一定地位、担任特定职务的人都会使出各种类型，严格遵守公务礼仪的明示和潜规则。正确建立的业务沟通即使是新手经理也能成功实现目标。

商务沟通的概念隐藏着一种沟通，沟通的目的不是谈判过程本身，而是特定问题的解决或特定目标的实现，是对话中所有参与者的纽带，位于外部通信过程本身。

在存在以下情况时，这种类型的通信与其他类型的通信不同：

• 目标、动机或活动应为所有对话者所共有；
• 谈判者处于一个共同的时空区间​​：商务沟通可以发生在任何组织、团体或团队中；
• 这个过程中的所有参与者都是相互关联的，他们之间的社会角色被明确分配，并建立了沟通的层次结构；
• 在这种情况下，沟通有严格的规定，所有参与者都必须遵守，无论身份如何：工作环境中的行为规范是商业礼仪。

商务礼仪的基本规则建议如下：

• 商务对话者应 坚持一定的沟通方式，清晰简洁地表达他们的想法，给出有利于他们观点的有力论据，并能够倾听和听到对话者的声音。这将有助于进行富有成效的对话，而无需占用商务人士的额外时间。
• 在这样的交流中，谈话的参与者 必须尽可能礼貌。.商务会议是为了追求某种利益，所以有时不得不和不太讨人喜欢的人交流。
• 理解单词和简单的句子 这种风格所固有的。用复杂的术语和外来词表达，你可以误导一个人，甚至冒犯他。反过来，这将阻碍目标的实现。

商务沟通具有三个主要功能，它们具有不同的最终目标和影响一个人的原则：

• 信息和通信 该功能涉及对话参与者对特定信息的收集和形成，以及谈判过程中积累的知识的交流。
• 监管沟通 该功能旨在纠正交流参与者的行为。在企业交流过程中，主体不仅调节自己的行为模式，而且调节对话中的其他参与者。为了实现这一功能，以下方法是合适的：在言语礼仪框架内的说服或建议、模仿行为。
• 有效沟通 该功能与交流对象的情感方面直接相关。

所有现有的业务通信种类都根据许多参数进行分类。考虑现有的最流行的。

根据信息交流的方式，口头和书面的商务交流是有区别的：

1. 商务沟通的书面类型包括各种官方文件。这可以是参考报告、解释性说明、报告和会议记录、商务信函、声明、公司内部章程、注销行为、命令、书面指示、职位描述等等.任何有签名或盖章的官方文件都是商务沟通的对象。
2. 谈判、会议、会议、商务谈话、报告、计划会议都可以归结为商务交流的口头类型。

根据参与者之间的交互方式，有直接和间接的业务沟通类型：

• 直接沟通涉及合作伙伴之间的谈判，不使用额外的手段，即对话者在同一个房间，面对面沟通。
• 间接接触发生在使用现代通讯手段——电话、电子邮件、视频。
• 远程通信可以让您快速解决来自不同国家的合作伙伴之间的一些问题。但经验表明，面对面的对话是最有成效的。

另一种分类涉及将业务通信类型划分为口头和非口头交流：

1. 语言交流涉及人与人之间通过人类语言进行的互动。在语言系统的帮助下，根据一个人的意图，形成语音文本。它们既可以是书面的，也可以是口头的。
2. 人与人之间的非语言互动在不使用语言的情况下发生。这种交流的手段是感受和情绪的外在表现——肢体语言、面部表情、凝视和身体运动。它们被一个共同的概念联合起来：动力学。

除了类型，还有商务交流的形式， 它们分为独白和对话.

1. 第一组包括与一个参与者的交流形式：报告、呼吁、欢迎辞、广告。在这种情况下，一个人充当说话者并向听众传达一些信息。他必须清楚地理解他在说什么，并且能够清楚地表达他的想法。
2. 对话形式涉及两个或多个参与者的存在。

在讨论最重要的问题时，谈判是一种合适的沟通方式，包括：

• 垂直 - 与上级机关；
• 水平 - 在组织内；
• 未经授权 - 即不定期，在下班后进行；
• 在最高级别 - 只有感兴趣的公司负责人身份的人;
• 在扩展桌上 - 工作组或特别任命的委员会会议。

在其他形式中，对话具有最非正式、最简化的特征。 工作环境中的互动。任何旨在解决问题的工作联系都可以归因于这种形式。并非每个人都有能力在合适的时间与当局进行随意对话并巧妙地解决感兴趣的问题。

讨论或争论是一种通过比较不同的、通常是相反的观点来解决问题的方法。 富有成效的讨论的结果是各方在轮流听取了所有积极和消极的观点后，在相互同意的情况下通过了一个单一的决定。这种交流方式具有最鲜明的情感色彩，但在商界，习惯上遵循一定的规则。对手不宜长时间交谈，互相打断。

商务对话从开始到实现既定目标的过程通常分为一定的阶段或阶段。

让我们更详细地考虑它们中的每一个。

• 准备约会。 在这个阶段，为即将到来的对话制定一个计划是非常重要的，为自己清楚地确定解决所需的任务范围。提前询问对话者是值得的，在此基础上选择谈话的策略和必要的论点。毕竟，其结果取决于会议的意义。
• 指定地点和时间段 进行谈判。该参数的定义取决于对话者的角色。通常谈判的坐标由上级对话者确定。如果会议是平等的，那么参与者可以相互同意。

• 建立和建立联系 与对话者。根据其功能目的，这个阶段是谈判的开始。通常，对话者的第一眼或第一句话会增加对他的潜意识态度，并影响继续对话的愿望。在建立联系的过程中，重要的是要尽快赢得对话者的支持，并通过建立心理联系来完成这个阶段——沟通的所有参与者都准备好进入正题的时刻。
• 问题指定 和现有信息的共享。在这个阶段，重要的是说出所有感兴趣的问题，指明谈话的方向，并对问题有一个大致的了解。
• 支持提议的解决方案的论据.论证阶段与前一阶段紧密相连，并从前一阶段顺利展开。在此期间，重要的是要注意您解决问题的愿景的所有积极方面，运用说服技巧，特别是如果对话者有不同的观点。
• 相反的论点。 在这个阶段，会听取可能并不总是同意的对话者的反论点。重要的是要仔细和冷静地倾听对话者的意见，了解他的立场的本质。引导性问题将有助于了解反对意见是否与提供的信息不足有关。
• 找到妥协 在解决任务中。在交替提出论点和建议的过程中，寻求一个适合谈判各方的解决方案。
• 做决定。 这一阶段意味着各方达成共识，立场一致，达成共识。

• 记录结果。 所有商务会议均以签署联合决定的书面确认书结束。合同反映了这样一个事实，即会议的最终结果是所有人都可以接受的。
• 结束联系。 在讨论了重要问题之后，你需要能够适当地与对话者分开，也许留下名片或询问合作伙伴的联系方式。
• 分析 得到的结果。这个阶段是最后一个阶段。它旨在向对话的参与者展示决策是如何正确和有利可图的。

业务成功的关键是与您的客户和合作伙伴建立适当的业务沟通。 为了实现这一点，必须考虑一些细微差别。

• 您必须始终控制局势。 情绪和感受的表现在商业环境中是不恰当的。恐惧和不确定的感觉会干扰决策，而对话者的操纵引起的怜悯感会导致签订无利可图的合同。在对话类型的交流（例如讨论）中表现出尿失禁和攻击性是不可接受的。任何人都不太可能想要与一个不平衡且总是怀疑的合作伙伴打交道。
• 预测客户需求的能力 是成功企业管理的另一个重要组成部分，因为在任何企业中，企业的所有活动都旨在满足客户的需求。细心和礼貌，最高水平的服务会让客户再次光临。
• 规划 以及区分重要和次要的能力。在任何谈判中，重要的是要简明扼要，不要深入研究第二个计划的细节。通常，商务人士的时间有限，因此您不应该为重要会议准备冗长的独白。
• 业务关系不应干扰个人关系。 即使一个人引起敌意，这并不意味着他不能在商业关系中发挥作用。表现出仁慈和支持的态度，对对话者的论点表现出真诚的兴趣，将使会议富有成效。
• 诚实和透明的意图。 在谈判过程中，你需要诚实行事，用事实和数据来证实你的话。毕竟，任何为了有利可图的交易而做出的不诚实行为都会永久破坏合作伙伴的信任并毁掉声誉。
• 基本商务礼仪知识.

下面的视频解释了商务沟通的 5 条基本规则。